Rimborsi Spesa
Come inserire rimborsi carburante e altri
Walter
Ultimo aggiornamento 3 anni fa
Per registrare i rimborsi spese ed associarli al bilancio della propria associazione, sarà sufficiente dirigersi in CONTABILITÀ > RIMBORSI SPESE.
La prima schermata, sotto la tab RIMBORSI, presenterà l’elenco di tutti i documenti di rimborsi già inseriti. Per aggiungerne di nuovo basterà ciccare sulla tab AGGIUNGI RIMBORSO.
È necessario inserire la data del documento, il conto che si è utilizzato per effettuare il pagamento, la modalità di pagamento (contanti, assegno, bonifico o carta di credito).
Si seleziona l’intestatario (socio o non socio) e si inseriscono le sue iniziali nella barra di ricerca. Se il socio/non socio è già presente nelle anagrafiche, la piattaforma compilerà in automatico il documento con in suoi dati. E’ sempre necessario inserire l’anagrafica degli utenti a cui associamo un documento fiscale.
Successivamente si deve inserire il nome del progetto/viaggio o missione.
Si possono aggiungere diverse “righe” al documento, come una fattura.
Si deve inserire la categoria di spesa, la quantità, l’unità di misura e il prezzo unitario.
Per esempio, se il rimborso spesa viene erogato per un rimborso viaggio, in quantità si inseriranno i chilometri del viaggio, nell’unità di misura “km” e nel prezzo unitario il costo per ogni chilometro.
Si può associare al rimborso spese anche una eventuale fattura emessa all’associazione, spuntando sì sulla dicitura “Per questo importo è stata emessa una fattura intestata all’Associazione?”. Facendo così, si inserisce il numero fattura e l’anno fattura e si ricerca nelle fatture già inserite in contabilità, attraverso la funzione RICEVI NUOVO DOC.
Se si spunta su “sì” ma non si effettua la ricerca della fattura, la piattaforma prevederà l’inserimento della fattura in modo posticipato.
Ciò significa che, nel momento in cui si inserirà una fattura attraverso la funzione RICEVI NUOVO DOC, nell’inserimento del pagamento attraverso il tasto SCADENZE, apparirà la dicitura “Il documento è stato pagato da un socio o un non socio e poi rimborsato?”.
Dopo il salvataggio del documento rimborso spese, si possono allegare i documenti giustificativi del rimborso.
Rimborso carburante
Per inserire il rimborso carburante, vai nella sezione rimborsi spesa in contabilità.
Clicca su aggiungi rimborso.
Inserisci la data di documento e il conto utilizzato per il pagamento, seleziona il centro di costo (facoltativo), seleziona il socio (basterà digitare le prime lettere del nome e cliccare su "cerca socio"), inserisci il nome del progetto/viaggio o missione.
Potrai anche associare una raccolta fondi a questo rimborso.
Successivamente potrai inserire la voce di rendiconto predefinita per le righe.
Nella riga, seleziona la categoria "percorso effettuato con il proprio mezzo".
Inserisci la targa del veicolo, la quantità dei km, come unità di misura "Km" e il prezzo unitario.
Inserisci la voce di rendiconto per la riga.
Successivamente clicca su "salva rimborso."
Dopo il salvataggio potrai allegare i documenti giustificativi del rimborso spese.
