GDPRfacile inserimento anagrafiche
dati iniziali
Walter
Ultimo aggiornamento 3 anni fa
INSERIMENTO ANAGRAFICHE
In questa prima fase dovrai creare tutte le anagrafiche dei soggetti interessati al trattamento (tranne quella del TITOLARE DEL TRATTAMENTO che è data di default).
Quindi dovrai stabilire chi sarà il RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO , l'eventuale DPO e tutti i SOGGETTI INTERESSATI.
N.B. la piattaforma ti darà la possibilità di conoscere le definizioni di tutte queste figure cliccando sul punto interrogativo affianco al nome della figura.
1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO
La sua anagrafica si trova inserita di default. Si ha la possibilità di aggiungere il nome della persona di riferimento cioè il titolare del trattamento "nella persona di.." (es. il presidente dell'associazione). Questo nominativo verrà inserito nell'informativa con i dati del titolare del trattamento.
Il Titolare del Trattamento è la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali; quando le finalità e i mezzi di tale trattamento sono determinati dal diritto dell'Unione o degli Stati membri, il titolare del trattamento o i criteri specifici applicabili alla sua designazione possono essere stabiliti dal diritto dell'Unione o degli Stati membri.
2.RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO
I responsabili del trattamento possono essere anche più di uno, si inizia cliccando sul bottone "nuovo responsabile" si sceglie se si tratta di una persona fisica o una persona giuridica, si inseriscono tutti i dati e si procede al salvataggio. La piattaforma genererà il documento di nomina del responsabile.
Il Responsabile del trattamento è la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento
3.DPO
Il dpo può essere solo una persona fisica ed è obbligatorio solo nei casi previsti dall'art. 37 del Regolamento UE 2016/679, nel caso i cui si decida di nominarlo comunque si deve compilare l'anagrafica con i dati del soggetto che si è scelto di nominare dpo e si procede al salvataggio.
Si genererà in automatico il documento di nomina.
Il DPO (responsabile della protezione dei dati ) è una persona esperta nella protezione dei dati, il cui compito è valutare e organizzare la gestione del trattamento di dati personali, e dunque la loro protezione, all'interno di un'azienda, di un ente o di una associazione, affinché questi siano trattati in modo lecito e pertinente.
4.ALTRI SOGGETTI
I soggetti interessati o altri soggetti sono le persone autorizzate ad accedere ai trattamenti, anche in questo caso si procederà a caricare i dati in anagrafica e una volta salvati verrà generato il documento di nomina.
L'incaricato del trattamento è la persona fisica autorizzata dal titolare o dal responsabile a compiere operazioni di trattamento dei dati. Il regolamento europeo non prevede espressamente la figura dell'incaricato, ma non ne esclude la nomina, facendo riferimento a persone autorizzate al trattamento dei dati sotto l'autorità diretta del titolare o del responsabile (art. 4).
IMPORTANTE: l'incaricato è, in sintesi, colui che effettua materialmente le operazioni di trattamento sui dati personali. Può essere solo una persona fisica, e deve agire sotto la diretta autorità del titolare del trattamento.
E' fondamentale tenere presente che in assenza della nomina di incaricati, qualsiasi operazione svolta dai dipendenti o collaboratori del titolare non sarà qualificata come un utilizzo interno dei dati, bensì come una comunicazione a terzi, con le problematiche del caso (in particolare occorre un consenso specifico).
L'Autorità di controllo italiana ha precisato che la mancata designazione degli incaricati è una violazione dell'obbligo di applicazione delle misure minime di sicurezza, da cui deriva una sanzione amministrativa (ai sensi dell'art. 162 comma 2 bis del Codice per la protezione dei dati personali) ed una penale (art. 169 del Codice privacy che punisce chi, essendovi tenuto, omette di adottare le misure minime di sicurezza).