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Riunioni e Convocazioni

Area LA MIA ASSOCIAZIONE

Davide

Ultimo aggiornamento 5 mesi fa

Riunioni e convocazioni è la sezione che ti consente agevolmente di convocare le riunioni della tua Associazione.

Dalla barra dei menu in alto scegli La mia Associazione > Riunioni e convocazioni.


Inserimento nuova convocazione

Clicca sulla TAB “Aggiungi convocazione”, da lì scegliere fra tre tipi di convocazioni: Assemblea Soci, Consiglio Direttivo o Altro, in base alla tipologia della tua convocazione.


Inserisci la data di convocazione, l’orario, l’oggetto e il luogo.

Procedi cliccando sul bottone “Salva Convocazione”

Per invitare i partecipanti clicca sul bottone a destra “partecipanti”, si aprirà un menù nel quale troverai tutti i soci che vi possono prendere parte. Potrai selezionarli tutti o deselezionare alcuni soci, verranno convocati poi tramite SMS o mail, o lettera.

Dopo la registrazione sarà possibile inserire il testo della convocazione e poi i punti all’ordine del giorno.

Note: una volta che avrai ultimato tutti i campi, è importante concludere la procedura cliccando su SALVA CONVOCAZIONE.


Modifica convocazione: partecipanti, ordine del giorno e-mail.

In ogni momento potrai monitorare la tua convocazione accedendo alla TAB “Convocazioni”.

Facendo clic sulla convocazione creata potrai modificarla come segue:

Clicca sul bottone “partecipanti” e seleziona a piacimento.

Cliccando su “aggiungi ordine del giorno”, verranno inseriti in automatico nell’area testo i punti precedentemente inseriti. > Salva modifiche

Potrai cestinare o aggiungere altri punti all’ordine del giorno > Salva nuovo punto


INVIO DELLA CONVOCAZIONE

Una volta creata, modificata la convocazione possiamo procede con l’invio ai partecipanti con le seguenti forme:

via e-mail - via SMS - per lettera - intero testo via SMS

Inoltre potrai nuovamente selezionare i partecipanti singolarmente oppure inviarla a tutti o solamente a chi non l’ha ancora ricevuta nel formato selezionato.

Clicca sul bottone “invia Convocazione”.

Una volta impostato in che modo si preferisce inviare è sufficiente cliccare sul bottone “invia convocazione”.


NOTE:

ATTENZIONE: chiaramente viene inviato il testo SALVATO, quindi è necessario salvare le modifiche, così come per tutte le altre notifiche.

Sia che si tratti di notifica semplice che di testo completo se la lunghezza supera quella di un SMS l'utente viene avvertito e deve dare una conferma.

I messaggi lunghi, cioè quelli che necessitano di più di un sms, ci mettono un po' di più ad arrivare. Inoltre, mentre un solo SMS può essere lungo fino a 160 caratteri quelli più lunghi "costano" 1 sms ogni 152 caratteri, perché in parte vengono usati per la concatenazione l'uno con l’altro.


EVITARE DI FINIRE IN SPAM: Per garantire il ricevimento corretto e massivo delle mail dal gestionale verso le mail dei vostri soci, AssoFacile vi avvale di un servizio esterno di SMTP Professionale, il tutto per evitare l'invio in posta indesiderata e Spam. Tuttavia i servizi professionali SMTP non garantiscono una consegna totale al di fuori dello Spam, a causa dei limiti imposti dai gestori, sopratutto Gmail.com, Hotmail.com e Libero.it.

Potrebbe verificarsi anche se raramente che le vostre comunicazioni finiscano nella cartella SPAM.

Per far si che ciò non accada è sufficiente segnalare il mittente (@assofacile.it) come NON SPAM oppure inserire l'indirizzo all'interno della White List.

Per impostare regole relative alla White List dovrai:

- Accedere alla Webmail

- Selezionare le voci "Opzioni" - "Antispam" nel menu.

- All'interno della sezione "White list" inserire il mittente da considerare attendibile.

Per ulteriori informazioni sulla procedura potete contattare la nostra Assistenza.

INVIO CONVOCAZIONE VIDEO:


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