I Campi Opzionali
Come aggiungere dei campi personalizzati nelle anagrafiche
Walter
Ultimo aggiornamento 24 giorni fa
La funzione Scadenze e campi opzionali (in ANAGRAFICHE > Scadenze e campi opz.) ti permette di creare nuovi campi da aggiungere alle anagrafiche di soci, tesserati e non soci, per memorizzare dati aggiuntivi rispetto a quelli previsti di serie — comprese le scadenze che vuoi monitorare.
La sezione ha due schede: Scadenze e campi, con l’elenco dei campi già creati e il tipo di ciascuno (testo, data, valori alternativi… con l’etichetta SCADENZA per quelli monitorati), e Aggiungi scadenza/campo, per crearne uno nuovo.
È una funzione fondamentale per avvicinare la piattaforma al tuo modo di lavorare: per esempio puoi registrare la data di scadenza del certificato medico e farti avvisare dal gestionale quando si avvicina.
Creare una scadenza o un campo opzionale
Nella scheda Aggiungi scadenza/campo scegli prima di tutto che cosa vuoi creare:
• UNA NUOVA SCADENZA — un campo in cui inserire una data (ed eventualmente un orario) con un avvertimento sul cruscotto quando quella data viene raggiunta. Puoi chiedere di essere avvertito prima della scadenza, impostando i giorni di anticipo, e preimpostare il testo delle e-mail da inviare a tutti gli iscritti con campi scaduti o in scadenza al momento della notifica.
• UN NUOVO CAMPO OPZIONALE — un campo con diversi tipi di contenuto (testo, indirizzo e-mail, valuta, valori alternativi…) per registrare dati non previsti di serie da AssoFacile.
In qualsiasi momento potrai trasformare un campo opzionale di tipo data o data-ora in una scadenza.
CONFIGURARE IL CAMPO
Per ogni campo (scadenza o campo opzionale) indichi:
• il nome del campo;
• se deve essere utilizzato per i soci, per i tesserati o per entrambi;
• se i TECNICI devono vederlo (vedi più avanti);
• se la compilazione è obbligatoria o facoltativa;
• se il campo deve essere proposto nel modulo di iscrizione on-line;
• che cosa conterrà (per le scadenze: una data oppure una data e un’ora; per i campi opzionali: testo, e-mail, valuta, numero, valori alternativi…);
• un eventuale valore predefinito e un valore minimo / massimo: se li imposti, in fase di compilazione saranno accettati solo valori compresi in quei limiti.
Al termine premi salva: il nuovo campo comparirà in ogni anagrafica e seguirà i criteri che gli hai assegnato.
Avvisi di scadenza sul cruscotto
Per le scadenze puoi impostare due tipi di avviso:
• ALERT SCADENZE RAGGIUNTE — ricevi un avvertimento sul cruscotto quando viene raggiunta la data salvata nel campo per il socio o per il tesserato. Puoi inoltre predisporre il testo di una e-mail da inviare ai soci/tesserati interessati.
• ALERT SCADENZE PROSSIME — ricevi un avvertimento sul cruscotto in prossimità della scadenza, indicando quanti giorni di margine vuoi.
Al termine premi SALVA SCADENZA. È una funzione molto utile per tenere sotto controllo la scadenza dei certificati medici, delle polizze assicurative, delle promozioni fatte ai soci, delle tessere degli affiliati e di qualsiasi altra scadenza di cui l’associazione voglia avere evidenza nel cruscotto.
Campi visibili o meno dai tecnici (e le scadenze)
Per ogni campo puoi indicare se debba essere visualizzato dai tecnici (gli istruttori). Se scegli sì, il campo compare nelle schede dei partecipanti ai corsi affidati a quel tecnico.
Se fra i campi visibili dal tecnico ci sono uno o più campi scadenza, il tecnico vede un avvertimento (come nel cruscotto) quando fra i partecipanti del corso ce ne sono con scadenze superate, con i link per aprire le loro schede. Nell’elenco dei partecipanti, accanto al nome di chi ha scadenze superate compare un campo rosso con il numero delle scadenze; nella scheda del singolo partecipante compare la scritta SCADUTO in corrispondenza del campo interessato.
In questo modo puoi gestire liberamente il singolo campo — per esempio il certificato medico, impostandolo come obbligatorio o no — lasciando comunque al tecnico, se vuoi, la possibilità di controllarne la scadenza.