Protocollo
Area "LA MIA ASSOCIAZIONE"
Davide
Ultimo aggiornamento 24 giorni fa
Il Protocollo ti permette di assegnare un numero di protocollo ai documenti e ai messaggi di posta più importanti, in entrata e in uscita, così l’archiviazione dell’associazione resta ordinata e ogni documento è facilmente rintracciabile.
Lo trovi in LA MIA ASSOCIAZIONE > Protocollo. La sezione ha due schede: Protocollo, con l’elenco di tutti i protocolli registrati, e Aggiungi protocollo, per registrarne uno nuovo. In alto a destra il pulsante ricerca apre i filtri.
Nell’elenco ogni riga riporta numero e data di protocollo, l’oggetto, il mittente o destinatario e, sulla destra, la tipologia e il verso (ENTRATA o USCITA). Facendo clic su una riga apri il protocollo e, se si tratta di una e-mail, puoi visualizzarne il contenuto.
Nella scheda Aggiungi protocollo indichi se il documento è in ENTRATA o in USCITA, se si tratta di Corrispondenza o di Documenti e scegli la Tipologia (le tipologie si gestiscono in LA MIA ASSOCIAZIONE > Tipologie protocollo).
Inserisci poi l’oggetto e il mittente: puoi cercarlo tra fornitori, sponsor, associati, tesserati, istruttori e altri soggetti già in anagrafica oppure digitarlo liberamente scegliendo NON IN ANAGRAFICA. Puoi indicare il numero di protocollo del documento originale e caricare il file da protocollare (.pdf, .xls, .xlsx, .doc, .docx, .txt, .jpg, .png).
Attenzione: una volta salvato, un protocollo non può più essere cancellato. È possibile soltanto annullarlo: resta comunque salvato e visibile, insieme ai dati della registrazione e dell’annullamento (data, ora e utente).
Il pulsante ricerca è lo strumento più utile della sezione: puoi filtrare per numero e anno di protocollo, per intervallo di date (con le scorciatoie stagione corrente, ieri, oggi), per entrata/uscita, per tipo, per tipologia, per risorsa interna o esterna ad AssoFacile, per oggetto, per tipo di destinatario/mittente, per numero di protocollo esterno e per note.
La ricerca lavora anche sul contenuto: se hai protocollato una mail con un allegato importante — per esempio un certificato medico — puoi ritrovarla cercando il nome del file allegato.
Con l’opzione Output puoi vedere il risultato a schermo oppure generare un file PDF dell’elenco.
