Riunioni e Convocazioni
Area LA MIA ASSOCIAZIONE
Davide
Ultimo aggiornamento 24 giorni fa
Riunioni e convocazioni è la sezione che ti permette di organizzare le assemblee e le riunioni della tua associazione: crei la convocazione, scegli i partecipanti, prepari l’ordine del giorno e invii l’invito via e-mail, SMS o lettera.
La trovi in LA MIA ASSOCIAZIONE > Riunioni e convocazioni. La sezione è divisa in due schede: Convocazioni, con l’elenco di quelle già create, e Aggiungi convocazione, per crearne una nuova.
Inserire una nuova convocazione
Apri la scheda Aggiungi convocazione e scegli il tipo di convocazione fra Assemblea Soci, Consiglio Direttivo e Altro. Indica poi giorno, orario, oggetto e luogo e premi SALVA CONVOCAZIONE.
Solo dopo il salvataggio potrai inserire il testo della convocazione, i punti all’ordine del giorno e i partecipanti.
Apri la scheda Aggiungi convocazione e scegli il tipo di convocazione fra Assemblea Soci, Consiglio Direttivo e Altro. Indica poi giorno, orario, oggetto e luogo e premi SALVA CONVOCAZIONE.
Solo dopo il salvataggio potrai inserire il testo della convocazione, i punti all’ordine del giorno e i partecipanti.
Partecipanti
Dopo il salvataggio la convocazione compare nella scheda Convocazioni con due avvisi in rosso: INSERIRE PARTECIPANTI e INSERIRE O.d.G. Premi il pulsante partecipanti a destra: si apre l’elenco di tutti i soci che possono prendere parte alla riunione. Puoi selezionarli tutti oppure escluderne alcuni; il numero di Partecipanti salvati viene aggiornato subito sopra.
Dopo il salvataggio la convocazione compare nella scheda Convocazioni con due avvisi in rosso: INSERIRE PARTECIPANTI e INSERIRE O.d.G. Premi il pulsante partecipanti a destra: si apre l’elenco di tutti i soci che possono prendere parte alla riunione. Puoi selezionarli tutti oppure escluderne alcuni; il numero di Partecipanti salvati viene aggiornato subito sopra.
Testo e ordine del giorno
Nel campo Testo scrivi il corpo della convocazione e salva con SALVA MODIFICHE. Nella sezione ORDINE DEL GIORNO aggiungi un punto alla volta e confermi con salva nuovo punto: i punti possono essere modificati o eliminati in qualsiasi momento.
Nella sezione ALLEGATI puoi allegare alla convocazione (se inviata per e-mail) qualsiasi file caricato in LA MIA ASSOCIAZIONE > Documenti utili per il quale sia attiva l’opzione “crea un link”, senza limiti di numero.
Nel campo Testo scrivi il corpo della convocazione e salva con SALVA MODIFICHE. Nella sezione ORDINE DEL GIORNO aggiungi un punto alla volta e confermi con salva nuovo punto: i punti possono essere modificati o eliminati in qualsiasi momento.
Nella sezione ALLEGATI puoi allegare alla convocazione (se inviata per e-mail) qualsiasi file caricato in LA MIA ASSOCIAZIONE > Documenti utili per il quale sia attiva l’opzione “crea un link”, senza limiti di numero.
Selezione dei partecipanti
Il pannello Partecipanti permette di comporre la lista usando dei filtri: un Socio specifico, tutti i Soci, una tipologia di Soci, un ruolo di Soci oppure i non iscritti alla data della convocazione; in combinazione puoi filtrare anche per stato della tessera sociale (saldata, saldata parzialmente, non emessa). Con i pulsanti AGGIUNGI e CANCELLA aggiungi o togli i soci dalla lista.
Attenzione: iscrizioni, ruoli e tipologie sono riferiti alla data della convocazione e gli associati disattivati vengono sempre esclusi.
Il pannello Partecipanti permette di comporre la lista usando dei filtri: un Socio specifico, tutti i Soci, una tipologia di Soci, un ruolo di Soci oppure i non iscritti alla data della convocazione; in combinazione puoi filtrare anche per stato della tessera sociale (saldata, saldata parzialmente, non emessa). Con i pulsanti AGGIUNGI e CANCELLA aggiungi o togli i soci dalla lista.
Attenzione: iscrizioni, ruoli e tipologie sono riferiti alla data della convocazione e gli associati disattivati vengono sempre esclusi.
Invio della convocazione
Quando la convocazione ha almeno un partecipante e un punto all’ordine del giorno, in alto compare il pulsante INVIA CONVOCAZIONE. Si apre il pannello INVIA LA CONVOCAZIONE dove scegli come inviarla: via e-mail, per lettera, via SMS oppure contenuto campo testo via SMS (l’intero testo).
Puoi poi decidere se fare una prova inviando la comunicazione soltanto a te stesso, oppure selezionare i nominativi a cui inviarla — tutti, alcuni o solo chi non l’ha ancora ricevuta in quel formato. Premi infine INVIA CONVOCAZIONE.
Attenzione: viene inviato il testo salvato, quindi ricordati di premere SALVA MODIFICHE prima dell’invio.
Quando la convocazione ha almeno un partecipante e un punto all’ordine del giorno, in alto compare il pulsante INVIA CONVOCAZIONE. Si apre il pannello INVIA LA CONVOCAZIONE dove scegli come inviarla: via e-mail, per lettera, via SMS oppure contenuto campo testo via SMS (l’intero testo).
Puoi poi decidere se fare una prova inviando la comunicazione soltanto a te stesso, oppure selezionare i nominativi a cui inviarla — tutti, alcuni o solo chi non l’ha ancora ricevuta in quel formato. Premi infine INVIA CONVOCAZIONE.
Attenzione: viene inviato il testo salvato, quindi ricordati di premere SALVA MODIFICHE prima dell’invio.
Note sugli SMS
Sia per la notifica semplice sia per il testo completo, se il messaggio supera la lunghezza di un SMS il gestionale ti avvisa e ti chiede una conferma. I messaggi lunghi impiegano un po’ più di tempo ad arrivare: un singolo SMS può contenere fino a 160 caratteri, mentre quelli più lunghi “costano” un SMS ogni 152 caratteri, perché una parte dei caratteri viene usata per concatenare i messaggi.
Evitare che le e-mail finiscano in SPAM
Per la consegna massiva delle e-mail AssoFacile si appoggia a un servizio SMTP professionale, proprio per ridurre il rischio di finire in posta indesiderata. Nessun servizio SMTP può però garantire una consegna totale fuori dallo SPAM, a causa dei limiti imposti dai gestori di posta (in particolare Gmail, Hotmail e Libero).
Se capita, è sufficiente che il destinatario segnali il mittente @assofacile.it come NON SPAM oppure lo inserisca nella White List della propria casella (di solito da Opzioni > Antispam > White list). Per assistenza puoi contattare il nostro supporto.
Sia per la notifica semplice sia per il testo completo, se il messaggio supera la lunghezza di un SMS il gestionale ti avvisa e ti chiede una conferma. I messaggi lunghi impiegano un po’ più di tempo ad arrivare: un singolo SMS può contenere fino a 160 caratteri, mentre quelli più lunghi “costano” un SMS ogni 152 caratteri, perché una parte dei caratteri viene usata per concatenare i messaggi.
Evitare che le e-mail finiscano in SPAM
Per la consegna massiva delle e-mail AssoFacile si appoggia a un servizio SMTP professionale, proprio per ridurre il rischio di finire in posta indesiderata. Nessun servizio SMTP può però garantire una consegna totale fuori dallo SPAM, a causa dei limiti imposti dai gestori di posta (in particolare Gmail, Hotmail e Libero).
Se capita, è sufficiente che il destinatario segnali il mittente @assofacile.it come NON SPAM oppure lo inserisca nella White List della propria casella (di solito da Opzioni > Antispam > White list). Per assistenza puoi contattare il nostro supporto.
INVIO CONVOCAZIONE VIDEO: